In 5 Schritten zu mehr Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz

Und nein, wir haben diese Schritte nicht selbst erfunden: wir bedienen uns hier einem Werkzeug aus dem LEAN MANAGEMENT, der so genannten 5S-Methode.

Was genau dahinter steckt erfahren Sie hier:

Stapeln Sie die Papiere zu einem oder mehreren großen Stapeln zusammen. Es ist unwichtig, ob Sie dabei verschiedene Themen vermischen.

Denn nun nehmen Sie jedes Papier einzeln in die Hand, jede Zeitschrift, jede Aktenmappe, jede Notiz und prüfen Sie genau, ob Sie dieses Papier noch benötigen.

Falls nein: ab damit in den Papierkorb.
Falls ja: können Sie es in den dafür vorgesehenen Ordner abheften, gehört es in das Archiv? Oder benötigen Sie es für eine dringende Arbeit, dann sortieren Sie es in eine entsprechende „Arbeitsmappe“ ein.

Verfahren Sie anschließend mit den „nicht-Papier“-Dingen ebenso. Büromaterialen, Werkzeuge, usw.: benötigen Sie dieses Teil wirklich hier auf Ihrem Schreibtisch, in Ihrem Büro?

Jetzt sollten nur noch die wirklich benötigen Papiere und Dinge auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Gehen Sie nach der Regel „Jedes Ding hat seinen Platz“ vor und stellen Sie die Arbeitsmaterialien an die dafür vorgesehenen Plätze. Schaffen Sie Mappen für die aktuellen Papiervorgänge.

Besorgen Sie sich einen großen Papierkorb und definieren Sie ebenfalls einen Platz dafür!

Reinigen Sie nun einmal gründlich das gesamte Büro. Alle Oberflächen, Schranktüren, die Schreibtischplatte. Schubladen und Schränke von innen und außen.

Achten Sie ebenfalls auf die Arbeitsmaterialien. Sind die Stifte gespitzt, Tacker aufgefüllt, Locher geleert?

Beschriften Sie Schränke, Boxen, Ordner nach einem einschlägigen System. Sorgen Sie dafür, dass „jedes Ding seinen Platz“ hat.

In diesem Arbeitsschritt liegt der Kern der nachhaltigen Organisation: wenn Sie gute Standards erstellen, an die Sie sich auch halten, werden Sie in Zukunft nicht mehr aufräumen müssen!

Denken Sie beispielhaft an das Schattenbrett in Opas alter Werkstatt.

Legen Sie ebenfalls ein Augemerkt auf Ihre Prozesse und prüfen Sie, welche davon einem festen Schema folgen. Notieren Sie die Abläufe, damit sich alle daran orientieren können.

Sie haben es geschafft! Der Arbeitsplatz ist aufgeräumt, ordentlich strukturiert und Sie wissen Dank vorgegebener Standards wohin welche Dinge gehören und wie Ihre Prozesse optimal funktionieren.

Jetzt liegt es an Ihnen, wie lange dieser Zustand anhält.

Ihre Selbstdisziplin ist die Wunderwaffe gegen Zeitverschwendung durch Unordnung. Halten Sie sich an Ihre Standards und es kann nichts schief gehen!

Dabei können Sie nach einem gewissen Zeitrahmen im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung ab und zu hinterfragen, ob die Ergebnisse aus Schritt 4 wirklich noch passend sind, oder ob Sie möglicherweise optimiert werden könnten.

Ihrer Fantasie sind hierbei keine Grenzen gesetzt!